Là gì
Audits (đánh giá), nói gọn là audit, là việc kiểm tra có hệ thống, do người độc lập với khu vực được kiểm tra thực hiện, để xem một quy trình, một dự án hay một hệ thống có làm đúng điều đã đặt ra trong kế hoạch, quy định hoặc tiêu chuẩn không. Việc kiểm tra này đôi khi được gọi là audit "chất lượng", và hay gặp ở các tổ chức đã có hệ thống quản lý chất lượng. Trong giai đoạn Kiểm soát, đây là cách kiểm tra từ bên ngoài xem kế hoạch kiểm soát, quy trình thao tác chuẩn và việc đào tạo có thật sự được thực hiện sau khi nhóm dự án đã rút đi.
Audit có nhiều loại. Cách phân loại hay gặp dựa vào quan hệ giữa bên đánh giá và bên được đánh giá. Đọc bảng theo hàng: mỗi hàng là một loại, các cột sau cho biết ai đánh giá ai và để làm gì.
| Loại | Ai đánh giá, đánh giá ai | Để làm gì |
|---|---|---|
| Bên thứ nhất (first-party, còn gọi là audit nội bộ) | Chính tổ chức, bằng người của mình, người đó không có lợi ích gì với khu vực họ kiểm tra | Biết điểm mạnh, điểm yếu của mình; chuẩn bị cho audit bên ngoài; kiểm tra việc tuân thủ quy định nội bộ |
| Bên thứ hai (second-party) | Khách hàng đánh giá nhà cung cấp, hoặc bên được khách hàng thuê làm thay, khi hai bên đã thỏa thuận | Xác nhận sản phẩm, dịch vụ, quy trình của nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu hợp đồng |
| Bên thứ ba (third-party) | Tổ chức đánh giá độc lập, không nằm trong quan hệ khách hàng và nhà cung cấp, như tổ chức chứng nhận hay cơ quan quản lý | Xác định mức phù hợp với một tiêu chuẩn hay quy định; có thể dẫn tới chứng nhận hoặc công nhận |
Có tài liệu chỉ tính là bên thứ nhất khi người đánh giá là nhân viên của chính tổ chức, có tài liệu cho phép tổ chức nhờ chuyên gia bên ngoài làm thay mà vẫn là bên thứ nhất, vì audit đó phục vụ mục đích của chính tổ chức. Ví dụ ngắn: phòng đào tạo của một trường tự rà việc lưu bài thi theo quy chế của trường (bên thứ nhất); một đơn vị in ấn đề thi bị đoàn của trường đến kiểm tra điều kiện bảo mật theo hợp đồng (bên thứ hai); một tổ chức chứng nhận độc lập đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của trường để cấp chứng nhận (bên thứ ba). Trong Six Sigma, loại hay được dùng nhất là audit nội bộ.
Vì sao cần
Kế hoạch kiểm soát và quy trình thao tác chuẩn viết ra chưa chắc được làm. Người trong cuộc quen cách làm của mình nên khó thấy chỗ lệch, còn người ngoài đem tài liệu ra đối chiếu với việc thực tế thì thấy ngay khoảng cách giữa "viết" và "làm".
Kế hoạch kiểm soát yếu hoặc thiếu là một nguyên nhân hay làm dự án cải tiến mất thành quả, nên tổ chức nào đã có bộ phận đánh giá quy trình hoặc chất lượng thì nên cân nhắc đưa kế hoạch kiểm soát vào danh mục được audit. Audit cũng dùng để đo mức áp dụng một phương pháp, ví dụ audit 5S hay audit bảo trì năng suất toàn diện (TPM), và lập mốc so sánh cho các lần sau. Khi quy trình đã có lưu đồ cập nhật, các cuộc audit định kỳ dễ kiểm tra việc tuân thủ hơn. Làm người đánh giá nội bộ còn cho thấy cách các bộ phận khác làm việc, và có thể đem so với cách mình làm.
Phần còn lại dành cho thành viên
Đang kiểm tra quyền xem của bạn…